Personal Assistant.

Voor een groot internationaal bedrijf met diverse vestigingen over de hele wereld, zijn wij op zoek naar een fulltime personal assistant voor de vestiging te Rotterdam. Je werkt 1 op 1 met de directeur (hij is verantwoordelijk voor 2000 mw). Het doel is om alle noodzakelijke secretariële werkzaamheden uit te voeren en optimale ondersteuning te bieden aan de directeur. Je zult in deze functie dus vooral de directeur ondersteunen maar je zult soms ook samenwerken met 3 andere management assistentes. Daarom is het belangrijk dat je goede communicatieve vaardigheden hebt en een echte teamspeler bent.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:
Je bent steun voor de directeur in de behandeling van belangrijke zaken, ook in zijn afwezigheid verschillende vragen en problemen behandelen, signaleren van belangrijke en dringende zaken, prioriteiten stellen van hoofd-en bijzaken.
Je bent de intermediair tussen de directeur en alle overige medewerkers (je wordt het 1ste aanspreekpunt, je behandelt (vertrouwelijke) informatie, regelt 'toegang' tot de directeur, beoordeelt gevoeligheid van vraagstukken, stelt prioriteiten, signaleert alle relevante in- en externe ontwikkelingen)
Je organiseert diverse evenementen (waaronder het vertalen van ideeën in concrete en haalbare plannen) en verzorgen van de uitvoering hiervan.
Je organiseert en verzorgt voorbereiding van vergaderingen, indien van toepassing ook de notulen. Je regelt optimaal gebruik van vergadertijd, video / telefonische conferenties, reservevergaderingruimte, apparatuur, catering, enz., voor te bereiden presentaties, agenda en distributie van het nodige materiaal.
Je regelt (inter)nationale reizen.
Agenda: zorgen voor een up-to-date en correcte weergave van alle activiteiten (plan en stel prioriteiten van afspraken, zorgen voor een effectieve tijdsindeling, bereidt activiteiten van de directeur voor.
Controleren en beheren van de informatiestroom (brieven, rapporten, e-mails enz.), het opstellen van correspondentie, het verzamelen en verwerken van informatie en gegevens.
In-en externe communicatie: de tijdige afhandeling van (e-) mail, telefoon; onderscheid maken tussen dringende en belangrijke zaken.
Andere: archivering, financiële administratie en registratie, representatieve taken, het ontvangen van bezoekers, enz

HBO diploma in bezit of in ieder geval HBO werk- en denkniveau.
Ervaring in een ondersteunende secretariële baan, bij voorkeur in een internationale omgeving;
Pro-actief, onafhankelijk, stressbestendig, enthousiast en energiek;
Probleemoplossend, kan ook goed prioriteiten stellen;
Sterke focus op de klant en uitstekende communicatieve vaardigheden;
Vloeiend communiceren in Engels en Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling;
In staat om te communiceren met collega's op alle niveaus van de onderneming;
In bezit van rijbewijs en eigen vervoer;
Competenties: klantgericht, resultaatgericht, teamwork, planning & organisatie, goede communicatieve vaardigheden, initiatief & ondernemerschap, leergierig.

We bieden jou een afwisselende en internationale werkomgeving met vele mogelijkheden om te leren en jezelf te ontwikkelen. De salarisschaal loopt tot € 5000,- obv 40 uur