Directiesecretaresse / Personal Assistant

Als directiesecretaresse/personal assistant bij NEPLUVI zorg je ervoor dat het kantoor soepel draait. Je ontvangt bezoekers, bestelt kantoorartikelen, coördineert de schoonmaak, regelt attenties en teamuitjes, beheert de algemene mailbox en bent het aanspreekpunt voor de IT-leverancier. Ook ondersteun je de directeur bij de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld bij in- en uitdiensttreding en inkoop. Je bent de ogen en oren van het kantoor en doet zelf voorstellen om werkprocessen te verbeteren.

Daarnaast ben je een belangrijke steunpilaar voor de voorzitter en de directeur. Je beheert hun agenda's, verzorgt de correspondentie, plant vergaderingen en boekt zakenreizen. De voorzitter is ook voorzitter van de Europese koepelorganisatie en lid van de Eerste Kamer. Je hebt dus te maken met verschillende agenda's en belangen en bewaakt zorgvuldig of nieuwe afspraken passen.

Een deel van je werk is administratief, maar overzichtelijk en duidelijk afgebakend. Je hoeft niet te boekhouden of salarissen te berekenen: daarvoor zijn een salarisbureau en een accountant. Zij leveren de gegevens aan; jij zorgt ervoor dat betalingen en facturen tijdig klaarstaan in de bankomgeving, waarna de voorzitter ze controleert en vrijgeeft. Twee keer per jaar verstuur je de contributiefacturen aan de hand van een ledenlijst en een voorbeeld van het voorgaande jaar. Verder organiseer je de bestuursvergaderingen (acht per jaar, met ongeveer negen deelnemers) en de jaarlijkse ledenvergadering met 70 tot 80 gasten. Notuleren is niet nodig.

Je beschikt over minimaal mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur hbo-niveau door opleiding of ervaring
Je hebt ruime ervaring als Personal Assistant, directiesecretaresse of managementassistent
Je kunt een voorzitter van een brancheorganisatie op hoog niveau ondersteunen
Je werkt vlot met Outlook, Word en Excel
Je communiceert gemakkelijk met zowel overheidsinstanties als het bedrijfsleven; enige beheersing van het Engels is een pré
Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht over meerdere taken en bewaakt deadlines
Je bent zelfstandig, praktisch ingesteld en oplossingsgericht
Je stelt de dienstverlening aan de voorzitter, directeur, collega's en leden voorop
Je bent op de afgesproken kantoordagen aanwezig en fungeert als gezicht van de organisatie

NEPLUVI is de Vereniging van de Nederlandse Pluimveeverwerkende Industrie. Sinds 1977 behartigt de vereniging de belangen van pluimveeslachterijen, verwerkers van pluimveevlees en handelaren in levend pluimvee en pluimveevlees. Ongeveer 60 bedrijven zijn lid, samen goed voor meer dan 99% van alle slachtingen in Nederland. In de sector werken zo'n 11.000 mensen en de omzet bedraagt meer dan € 5 miljard. Je werkt dus voor een kleine organisatie die grote belangen vertegenwoordigt.

De vereniging zet zich in voor de sector op het gebied van wetgeving, dierenwelzijn, productkwaliteit en voedselveiligheid, sociale zaken (zoals cao's, pensioenen en opleidingen), duurzaamheid en export. Medewerkers helpen bijvoorbeeld bij het openen van nieuwe markten, bij een container die vaststaat bij de douane of bij het regelen van certificaten tijdens een uitbraak van vogelgriep. NEPLUVI overlegt hiervoor met ministeries, de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit en andere partijen in de keten. De vereniging is onder meer aangesloten bij VNO-NCW en de Europese en internationale pluimveeorganisaties AVEC en IPC. De voorzitter van NEPLUVI is ook voorzitter van AVEC. De sector voerde eerder bovendien campagne met de slogan ‘Kip, het meest veelzijdige stukje vlees'.

Het secretariaat in Veenendaal bestaat uit negen medewerkers, van wie de meesten rond de dertig zijn. Het team is informeel en open: de lijnen zijn kort, de deuren staan open en er is ook ruimte voor gesprekken buiten het werk. De directeur werkt er al 16 jaar. Je krijgt van dichtbij te maken met het krachtenveld van politiek, media en toezichthoudende instanties. Zoek je een grote organisatie met veel interne dynamiek en politiek, dan is dit waarschijnlijk niet jouw plek. Zoek je een compact team waarin je echt het verschil kunt maken, dan juist wel.

Een functie voor 28 tot 32 uur per week
Standplaats: Veenendaal
Een salaris van € 3.500 tot € 4.800 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van opleiding en ervaring
Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband
Een pensioenregeling waarvan de premie volledig door de werkgever wordt betaald
Een dertiende maand als bonus, afhankelijk van je functioneren
25 vakantiedagen, de afgelopen jaren aangevuld met 8 extra dagen, dus 33 in totaal
Kantoordagen op maandag, dinsdag en donderdag, met één dag thuiswerken op woensdag of vrijdag
Een netto reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer
Startdatum: zo snel mogelijk