Hoofd Secretariaat

Als hoofd Secretariaat ben je de spil in het secretariële team en verantwoordelijk voor de coördinatie van alle ondersteunende werkzaamheden. Je combineert leidinggevende taken met hands-on ondersteuning en zorgt voor een soepele bedrijfsvoering.

Het team bestaat uit:
11 ervaren juridische assistenten
3 collega's op de faillissementdesk (aparte afdeling)
Totaal ondersteuning voor circa 40 advocaten

Je bent het centrale aanspreekpunt voor zowel het team als de advocaten, bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening en zorgt voor een evenwichtige werkverdeling. Een cruciale rol is het fungeren als "breekijzer" tussen advocaten en assistenten wanneer de werkdruk te hoog wordt - je moet durven grenzen aan te geven richting advocaten.

Wat ga je doen?

Dagelijkse aansturing van het secretariaat en coördinatie van werkzaamheden
Teammanagement en personeelsplanning van een divers team (leeftijd 20-60 jaar)
Procesoptimalisatie en implementatie van digitale oplossingen
Participatie in strategische overleggen en projectrepresentatie
Bescherming van teamleden bij hoge werkdruk
Stakeholdermanagement tussen juridische assistenten en advocaten
Zorgen voor evenwichtige werkverdeling en kwaliteitsbewaking

Uitdaging van de rol: Elke juridische assistent werkt voor meerdere advocaten tegelijk, waardoor de druk hoog kan zijn. Het komt voor dat vier advocaten tegelijk aan het bureau van één assistent staan - hier moet je als coördinator ingrijpen en prioriteiten stellen.

MBO/ HBO werk en denkniveau
Leidinggevende ervaring
Beheersing van MS Office
Beheersing Nederlands en Engels
Organisatorische vaardigheden en coachende leiderschapsstijl
Discretie en professionaliteit in een dynamische omgeving

Persoonlijkheid:
Discretie en professionaliteit in een dynamische omgeving
Kunnen "terugduwen" en grenzen stellen
Oog hebben voor medewerkers en hun welzijn
Overzicht kunnen bewaren in hectische situaties

Nice to have:
Administratieve/secretariële ervaring (hoeft niet juridisch te zijn)

Bij onze opdrachtgever werk je in een professionele juridische omgeving waar excellentie en teamwork hand in hand gaan. De organisatie heeft zich ontwikkeld tot een stabiele speler in de markt voor zakelijke dienstverlening.

Het servicepakket omvat een breed scala aan juridische disciplines, van bedrijfsrecht en arbeidsrecht tot vastgoedtransacties en geschillenbeslechting. Deze veelzijdigheid betekent dat je als medewerker wordt blootgesteld aan verschillende aspecten van de juridische praktijk en continue kunt leren van uiteenlopende cases.

Het cliëntenbestand varieert van mkb-ondernemingen tot multinationals, van overheidsinstellingen tot particuliere opdrachtgevers. Deze diversiteit zorgt voor een stimulerende werkomgeving waarin analytisch denken en probleemoplossend vermogen worden gewaardeerd.

Wat deze werkgever onderscheidt is de investering in medewerkers. Er heerst een cultuur van kennisdeling en persoonlijke groei, waarbij ervaren professionals fungeren als mentoren voor nieuwere teamleden. De werksfeer is informeel maar professioneel, met ruimte voor eigen initiatief en innovatieve ideeën.

De centrale locatie in Utrecht biedt uitstekende bereikbaarheid en je wordt onderdeel van een hecht team dat zowel lokaal als nationaal erkend wordt voor zijn expertise en klantgerichte benadering.

Het betreft een vaste functie, direct bij de werkgever.
De vacature is voor 32-40 uur per week
Een marktconform salaris tussen €4.000 en € 5630 p/m obv 40u (incl. 13 maand), afhankelijk van je ervaring en opleiding
Werkdagen en uren in overleg in te plannen
Thuiswerkmogelijkheden in overleg
Werklocatie: Utrecht
Gratis parkeermogelijkheden