Internationale Personal Assistent.

Voor deze positie zoeken wij een proactieve, energieke kandidaat die ondersteunende werkzaamheden gaat verrichten voor twee internationale directieleden.

verwerking en onderhouden van alle correspondentie, behandeling en verwijzing inkomende berichten / telefoongesprekken;
toegang en e-mails beantwoorden;
het beheer van de agenda's, het organiseren van (en hebben directe verantwoordelijkheid voor) hoog niveau van interne en externe vergaderingen;
het beheer van de werkstroom als een poortwachter en follow-up vergaderingen, externe contacten, nieuwe ideeën, enz.
reizen boeken in lijn met het beleid (hotels, vluchten, auto's);
representatieve taken met betrekking tot de (internationale) bezoekers (begeleiden bezoekers);
opstellen van voorstellen, brieven, memo's, presentaties etc. in Word / Powerpoint / Excel;
anticiperen op de behoeften van de directie en proactief optreden als gevolg;
opzetten van afspraken (intern / extern vergaderingen, conferenties, off-sites vergaderfrequentie, enz.) volgens de kalender van de directie
relevante informatie verstrekken (bv. logistieke team, MT agenda) aan allen die in nauw contact staan met de directie;
ad hoc-project te ondersteunen.

minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare positie;
uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels;
uitstekende sociale vaardigheden, sterke organisatorische vaardigheden, accuraat, resultaatgericht, flexibel, proactief, representatief, klantgericht, toegewijd aan kwaliteit en waarden, stabiel, hands-on en teamspeler;
uitgebreide planning, agendabeheer en reisarrangementen vaardigheden;
in staat te benaderen voor niet-routinematige situaties vast te stellen met weinig of geen toezicht;
uitstekend niveau van de diplomatie en "aanwezigheid";
uitstekende vaardigheden van time management , zelfs onder sterke druk;
uitstekende typevaardigheid en kennis van computersoftware (MS Office), e-mail en internet;
goede kennis van business terminologie, en zakelijke correspondentie;
in staat prioriteiten te stellen op eigen werk;
vermogen om zelfstandig beslissingen te nemen binnen de vastgestelde richtlijnen en om initiatieven te nemen;
het vermogen om vooruit te denken op de wensen van de manager;
flexibele werkhouding en de bereidheid om anderen te helpen waar nodig;