Management Assistant/Office Manager

In deze functie ben je de spil van de dagelijkse administratieve bedrijfsvoering binnen een gespecialiseerde zorgorganisatie. Zodra een nieuw traject start, vraag je de toestemmingsverklaring op bij de cliënt en monitor je of die binnenkomt. Daarna neem je contact op met huisartsen en ziekenhuizen om medische informatie op te vragen en bouw je het dossier stap voor stap op. Je beheert het elektronisch patiëntendossier en zorgt dat medische correspondentie en verwijzingen (intern en extern) nauwkeurig worden afgehandeld.

Afspraken plan je in, monitor je en waar nodig herbeleg je ze, ook als het gaat om onderzoeken met een juridische component zoals rechtbankafspraken. Vragenlijsten die voor een traject worden uitgezet, check je op volledigheid en bewaar je in het dossier zodat de deskundigen ermee verder kunnen. Je controleert verslagen op volledigheid en juistheid voordat ze naar de cliënt gaan. Komen er correcties terug, dan beoordeel je wat je zelf kunt verwerken en wat terug moet naar de deskundige.

Op de dagen dat de polikliniek open is, ontvang je cliënten en zorg je dat de dag goed verloopt. Daarnaast ondersteun je het spreekuur, verwerk je de post en ben je het eerste aanspreekpunt voor patiënten, bedrijfsartsen, verwijzers en andere zorgprofessionals, zowel telefonisch als schriftelijk. Accuratesse en discretie zijn daarbij vanzelfsprekend.

MBO/HBO werk- en denkniveau.
Werkervaring in een administratieve functie.
Je pakt makkelijk de telefoon en schrikt er niet voor terug om te bellen.
Sterk in plannen, bewaken van deadlines en schakelen tussen verschillende taken.
Discreet in de omgang met vertrouwelijke (patiënt)informatie.
Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in het Nederlands.
Proactieve, zelfstandige werkhouding met oog voor detail.
Ervaring met de zorg- en/of arbo-wereld is niet vereist.

Onze opdrachtgever is een gespecialiseerd medisch bureau dat werkgevers, arboprofessionals en verzekeraars ondersteunt bij vraagstukken rond psychische gezondheid en verzuim. Ze bieden onder meer diagnostisch onderzoek, advies en behandeling aan, altijd met korte doorlooptijden en oog voor zowel de werkgever als de werknemer. De organisatie werkt met een vaste groep specialisten en werkt voor opdrachtgevers verspreid over heel Nederland, met meerdere locaties.

Het is een overzichtelijk team waar iedereen een duidelijke rol heeft en de onderlinge lijnen kort zijn. De sfeer is nuchter en betrokken: collega's werken nauw samen, weten wat er speelt en spreken elkaar makkelijk aan. Door de aard van het werk wordt er vanzelfsprekend veel waarde gehecht aan discretie en nauwkeurigheid. Als secretaresse werk je in een inhoudelijk interessante omgeving, dicht op het primaire proces, waar jouw bijdrage direct merkbaar is in de dagelijkse gang van zaken.

Vaste functie, direct bij de werkgever.
32-40 uur per week.
Werklocatie: Rotterdam.
Goed bereikbaar met auto én OV.
Gratis parkeren voor de deur.
Salarisindicatie € 3500 tot €4875 pm obv 40u (incl. 13e maand), afhankelijk van je ervaring.
Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals oa goede pensioenregeling.
Reiskostenvergoeding.