Management Assistant

Als Management Assistant ben jij het organisatorische middelpunt van een technisch adviesbureau. Je werkt nauw samen met de directie en ondersteunt adviseurs en projectleiders bij hun dagelijkse werkzaamheden. De rol is breed: van het coördineren van tendertrajecten en het bewaken van offerteprocessen tot het beheren van het kwaliteitsmanagementsysteem en het ondersteunen bij HR-taken.

Bij tendermanagement houd jij de deadlines in de gaten, zorg je dat alle documenten tijdig worden verzameld en ingediend via aanbestedingsplatforms, en stel je offertes op of redigeer je ze. Je houdt bij wat de status is van lopende offertes en zorgt dat nieuwe projecten goed worden verwerkt in de systemen. Kwaliteit heeft jouw aandacht: je beheert het kwaliteitssysteem van de organisatie en bereidt interne en externe audits voor.

Daarnaast ondersteun je het team op het gebied van HR (personeelsdossiers, werving, onboarding en contracten) en financiën (je helpt projectleiders met financiële projectgegevens en ondersteunt bij de administratie). Je plant vergaderingen en zorgt dat actiepunten worden opgevolgd. Het is een zelfstandige functie waarbij je zelf prioriteiten stelt, collega's aanspreekt op deadlines en meedenkt over hoe processen beter kunnen.

MBO/ HBO werk en denkniveau
Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.
Affiniteit met een technische of projectgerichte werkomgeving.
Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Vertrouwd met MS Office en SharePoint; ervaring met HR- of projectadministratiesystemen is mooi meegenomen.
Je werkt nauwkeurig, schakelt snel en durft collega's aan te spreken als dat nodig is.
Proactief, meedenkend en met een gezonde dosis humor.

Onze opdrachtgever is een middelgroot technisch adviesbureau dat werkt aan gebouwgebonden installatietechnische projecten, van het eerste ontwerp tot de oplevering. De projecten lopen uiteen van moderne kantoorgebouwen tot complexe utiliteitsbouw, en het bureau weet al jaren wat het doet. ISO-gecertificeerd, vakkundig en met een gezonde dosis trots op het werk dat er wordt afgeleverd.

Maar misschien nog belangrijker: hier werken mensen die het gewoon fijn hebben met elkaar. Een team van zo'n vijftien collega's, geen dresscode, geen gedoe en een cultuur waarin je gewoon jezelf kunt zijn. De lijnen zijn kort, humor wordt gewaardeerd en de vrijdagmiddagborrel is hier geen extraatje op papier maar een vaste afspraak waar mensen ook echt naartoe komen.

Als organisatorisch talent ben jij hier zichtbaar aanwezig. Je hebt ruimte om processen te verbeteren, je eigen stempel te drukken en echt iets op te bouwen. Voor financiën, HR en administratie werk je samen met een bredere ondersteunende organisatie, wat betekent dat je nooit alleen staat maar wél de vrijheid hebt om je eigen werk in te richten zoals jij dat goed vindt.

De organisatie is gevestigd in Zoetermeer, goed bereikbaar per auto en openbaar vervoer. Goede koffie is overigens geregeld.

Vaste functie, direct bij de werkgever.
32 tot 40 uur per week.
Werklocatie: Zoetermeer.
Salarisindicatie tot maximaal €5000 per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van je ervaring.
Vakantiegeld, Pensioenregeling en reiskostenvergoeding.
Thuiswerken is bespreekbaar (één dag per week).
Opleidingsmogelijkheden.
Vrijdagmiddagborrel en goede koffie zijn hier geen bijzaak.
Je komt te werken bij een betrokken, informeel team waar vakmanschap serieus wordt genomen en waar jij als organisatorische spin in het web echt het verschil maakt.