Office Assistent (Deels hybride)

Je houdt de organisatie op de rails. Als Office Assistent werk je nauw samen met de directeur en de regisseur bedrijfsvoering en heb je een brede rol: van assisteren bij de HR-administratie en het begeleiden van nieuwe medewerkers bij hun onboarding, tot het bewaken van contracten en het organiseren van bijeenkomsten en teamactiviteiten. Je ziet wat er nodig is, pakt het op en zorgt dat het goed afgerond wordt.

Je werkzaamheden zijn gevarieerd. Je plant meetings, overleggen en bijeenkomsten in, organiseert teamuitjes en zorgt dat alles goed voorbereid is. Bij HR assisteer je op de praktische kant: ziekmeldingen verwerk je in het systeem, verlofaanvragen keur je administratief goed en relevante documenten archiveer je zorgvuldig bij de juiste medewerker.

Bij de factuurverwerking heb je een signaalfunctie. Je controleert of inkomende facturen afkomstig zijn van bekende leveranciers. Uitgaande facturen stel je op aan de hand van een overzicht dat je aangeleverd krijgt. Inboeken, afletteren of de bankverwerking liggen elders. Een financiële achtergrond is dan ook geen vereiste.

Verder coördineer je facilitaire zaken zodat het kantoor goed kan draaien, bewaak je contracten en contractverlengingen en verzorg je het versturen en archiveren van overeenkomsten via digitale ondertekeningssoftware.

Je hebt ervaring in een administratieve, facilitaire of ondersteunende functie.
Je werkt secuur en gestructureerd, ook als er meerdere zaken tegelijk spelen.
Je pikt nieuwe systemen snel op en werkt goed met Microsoft Office.
Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk.
Je neemt initiatief en denkt mee zonder dat je daarvoor gevraagd hoeft te worden.
Je voelt je thuis in een omgeving met veel eigen verantwoordelijkheid en korte lijnen.
Je schrikt er niet van terug om af en toe een zakelijk telefoontje te plegen, bijvoorbeeld als een openstaande factuur toch opvolging nodig heeft.

Onze opdrachtgever is een organisatie die al jaren een verbindende rol vervult in een sector die voor iedereen in Nederland onmisbaar is. Ze werken voor een groot deel achter de schermen, maar hebben een directe impact op het leven van iedereen in ons land.

Ze brengen bedrijven en overheid bij elkaar, bewaken afspraken en zorgen dat de sector als geheel goed en betrouwbaar functioneert. Geen commercieel bedrijf, maar een neutrale partij die het gezamenlijke belang centraal stelt. Werk dat grotendeels op de achtergrond plaatsvindt, maar waarvan de impact in het dagelijks leven merkbaar is. De meeste mensen weten niet dat deze organisatie bestaat, maar profiteren er wel van.

Wat de organisatie bijzonder maakt, is de combinatie van inhoudelijke diepgang en een prettige, menselijke werksfeer. De mensen die hier werken zijn experts op hun gebied en pakken complexe vraagstukken aan, maar de omgang is gewoon en toegankelijk. Er wordt goed nagedacht over wat er speelt in de sector, en er is ruimte om dat samen te bespreken en van elkaar te leren. Tegelijk is er veel aandacht voor goed werkgeverschap: de organisatie investeert in haar mensen en heeft oog voor een goede balans tussen werk en privé.

Het bureau bestaat uit zo'n twintig mensen en werkt vanuit een prettig, licht kantoor in de regio Gouda. De sfeer is informeel en betrokken: iedereen kent elkaar, de lijnen zijn kort en er is ruimte om je werk op jouw manier in te richten. Klein genoeg om direct impact te hebben, groot genoeg om aan onderwerpen te werken die er echt toe doen. Je merkt hier snel wat jouw bijdrage betekent.

Uitzicht op vast dienstverband van 32 uur per week, waarbij 3 dagen op kantoor.
Werken op een fijn en licht kantoor in Gouda.
Salarisindicatie tot € 4.200 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van ervaring.
Klein, hecht team.
Veel zelfstandigheid en vertrouwen in jouw rol.
Goede werk-privébalans (inclusief thuiswerkmogelijkheden).
25 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur werkweek).
Geen eigen bijdrage voor je pensioen – dat regelen wij voor je.
Reiskosten- én thuiswerkvergoeding.
Tweewekelijkse stoelmassage.
Dagelijks een verzorgde gezamenlijke lunch op kantoor.
Wekelijks vers fruit.
Leuke teamuitjes en activiteiten.