Personal Assistant / Management Assistant

Als Personal Assistant / Management Assistant ben je de stille kracht achter het Nederlandse asset management team van Proxity. Je vangt op wat de asset managers laten liggen terwijl zij onderweg zijn naar de gebouwen, en zorgt dat alles op de achtergrond gewoon doorloopt. Je geeft proactieve juridische en administratieve ondersteuning aan de country head en aan enkele leden van het managementteam.

Een belangrijk deel van je werk draait om het contractproces. Je maakt van een huurvoorstel een net contractstuk, bewaakt dat het goedgekeurd en ondertekend wordt en zorgt dat het bij de property manager terechtkomt. Je beheert de documentenstroom rond de assets, slaat documenten op met de juiste naamgeving en houdt het archief op orde, zowel digitaal als fysiek. Vertrouwelijke informatie behandel je met de nodige discretie.

Je beheert agenda’s, plant overleggen en stemt interne en externe afspraken op elkaar af. Voor de teamoverleggen organiseer je de bijeenkomst, bereid je de agenda voor, maak je de notulen en houd je de actiepunten bij. Daarnaast stel je presentaties, rapporten en correspondentie op in het Nederlands en Engels, lees je ze na en zorg je dat ze er verzorgd uitzien.
Aan de andere kant van je rol zit het office management. Je houdt het kantoor draaiende, zorgt dat het netjes en goed bevoorraad is en bent het aanspreekpunt voor leveranciers en facilitair beheer.

Je hebt ervaring in een ondersteunende of secretariële rol, bijvoorbeeld als management assistant, PA of office manager.
Je bent accuraat en hebt oog voor detail.
Je pakt zaken proactief op en rent de gaten dicht die anderen laten vallen.
Je bent vlot en sociaal en voelt je thuis als hands-on duizendpoot.
Je wilt je graag voor langere tijd aan een werkgever verbinden.
Je beheerst Nederlands en Engels goed in woord en geschrift. Duits is een mooie pre.
Je werkt makkelijk met MS Office (Outlook, Word, PowerPoint en Excel).
Je vindt het juist leuk om mee te bouwen aan een organisatie die nog volop in opbouw is.

Onze opdrachtgever is Proxity, een internationale vastgoedonderneming die een grote logistieke vastgoedportefeuille beheert van circa 300 gebouwen in acht Europese landen. Proxity is opgericht om deze portefeuille van Blackstone te beheren, een van de grootste vastgoedinvesteerders ter wereld. Het hoofdkantoor en de ondersteunende diensten zitten in Frankfurt. Voor de Nederlandse markt is recent een nieuw team gestart, en daar kom jij bij. Het team is klein en zit in een prettig kantoor in Amsterdam, op steenworp afstand van het station.

Het is een ambitieuze, internationale omgeving waarin nog niet alles tot in detail is uitgewerkt. Je krijgt daardoor veel ruimte om je eigen rol vorm te geven en echt mee te bouwen aan iets nieuws. De sfeer is informeel en collegiaal: er wordt hard gewerkt, maar het mag ook gezellig zijn. De naam Blackstone op je cv opent bovendien deuren voor de rest van je loopbaan.

Een functie van 32 tot 40 uur per week.
Standplaats Amsterdam, op steenworp afstand van het station en uitstekend bereikbaar met het ov.
Parkeren bij het kantoor is niet mogelijk, dus reizen met het ov heeft de voorkeur.
Een brutosalaris tussen de € 3.450 tot € 5.000 bruto per maand obv 40 uur, afhankelijk van je opleiding en ervaring
Een pensioenregeling
Thuiswerken is in overleg mogelijk.
Bij een sterke match en aantoonbare ervaring is een direct vast contract bespreekbaar.
Werken voor een gerenommeerde internationale partij in vastgoed, wat goed staat op je cv.