Personal Assistant

Als Personal Assistant van de directeur ben je de rechterhand van Joey, eigenaar van Babit Rioolrenovatie. Joey staat veel op projecten bij zijn monteurs en jij zorgt dat op kantoor alles doorloopt. Je bewaart het overzicht en bent aan de telefoon het eerste aanspreekpunt voor bewoners, VvE-beheerders, opdrachtgevers en leveranciers.

Samen met je collega op kantoor bereid je de projecten voor. Je maakt de planning, stemt af met de VvE of vastgoedorganisatie en schrijft de bewonersbrief. Per locatie regel je wat er nodig is, zoals een container, een hijskraan of een parkeervergunning. Tijdens het project ben je de vraagbaak voor bewoners en opdrachtgevers en coördineer je de urenregistratie.

Ook het voortraject loopt via jou. Je maakt relaties aan in het systeem, denkt mee bij de offertes en werkt de inspectierapporten van de monteurs uit in een vast format, zodat de opdrachtgever snel een terugkoppeling krijgt.

Elke ochtend begin je met de inkoopfacturen, die binnenkomen op een apart mailadres. Je koppelt ze aan de juiste relatie en boekt ze op de juiste grootboekrekening, bijvoorbeeld materialen op de kostprijs van projecten. Is iets onduidelijk, dan zoek je het uit bij de monteur of Joey. Gaat dat goed, dan komt het wekelijks maken van de verkoopfacturen erbij.

Technische kennis is niet nodig, maar je gaat af en toe op een project kijken zodat je weet wat de monteurs doen. Je begint als meewerkende kracht en groeit door naar de kartrekker van het kantoor.

Ruime werkervaring in een ondersteunende rol op senior niveau
Je werkt secuur en controleert je werk voordat het de deur uitgaat
Je hebt affiniteit met administratie en ervaring met het inboeken van facturen is een pré
Je werkt zelfstandig en denkt in oplossingen
Je neemt verantwoordelijkheid voor wat je oppakt en meldt op tijd als iets niet lukt
Je stelt prioriteiten en hebt gevoel voor bedrijfsvoering
Je hebt natuurlijk overwicht en helpt een collega graag op weg
Je voelt aan wanneer je de directeur wel of niet moet storen
Je bent nieuwsgierig naar het werk op de projecten
Uitstekend Nederlands en basiskennis Engels, Duits is een pré

Babit Rioolrenovatie renoveert standleidingen en rioleringen in gebouwen zonder hak- en breekwerk. Vanaf het dak wordt een leiding met een camera schoongemaakt en voorzien van een nieuwe binnenvoering met epoxyhars, waarna een robot de aansluitingen van binnenuit weer openboort. Zo is een standleiding in een flat in twee dagen gerenoveerd, zonder dat er in de woningen iets open hoeft. Opdrachtgevers zijn vooral VvE's, daarnaast gemeenten, de rijksoverheid en particulieren.

Babit is een familiebedrijf in de derde generatie. Joey heeft de methode samen met zijn vader verder ontwikkeld en heeft in Rotterdam zijn eigen bedrijf opgebouwd. De projecten liggen vooral in de regio Rotterdam, Den Haag en Amsterdam.

Het team bestaat uit zeven à acht mensen, van wie de meesten buiten werken. Joey wil bewust niet groot worden, zodat iedereen van elkaar weet waar hij of zij mee bezig is. Er zit niemand boven je die meekijkt: je krijgt veel vrijheid, de lijnen zijn kort en er wordt eerlijk met elkaar gecommuniceerd. Moet je een keer eerder weg of je kind ophalen, dan kan dat. Andersom wordt het gewaardeerd als je een tandje bijzet wanneer het nodig is.

24 tot 40 uur per week
Standplaats Rotterdam
Salaris tot € 4.250,- bruto per maand obv 40 uur
Startdatum zo snel mogelijk
Een zelfstandige rol met veel vrijheid en verantwoordelijkheid
Doorgroeimogelijkheid naar kartrekker van het kantoor
Een klein, hecht team met korte lijnen
Ruimte om af en toe mee te gaan naar projecten
Een inwerkperiode door je voorganger