Secretaresse Engineering 32 uur *** PER DIRECT***

Als Secretaresse Engineering ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van de directie van de afdeling, waarbij de beschikbare systemen zodanig worden benut dat een bijdrage wordt geleverd aan een optimale bedrijfsvoering.

Taken en verantwoordelijkheden:
Je bent in overleg met de andere secretaresses (4) verantwoordelijk voor secretariële werkzaamheden binnen de afdeling.
Je ondersteunt de afdeling ook door in overleg met de directie vragen van collega's te beantwoorden, zodat de afdelingsmedewerkers efficiënt en effectief kunnen werken.
Je verzorgt in opdracht van de directie en in overleg met de senior secretaris de in- en uitgaande correspondentie zodat betrokkenen onverwijld van de benodigde informatie worden voorzien.
Je beheert zelfstandig de managementagenda's en houdt hun planningen up-to-date, zodat deze zowel voor de interne organisatie als voor externe relaties optimaal beschikbaar zijn.
Je organiseert de vergaderingen voor de betreffende afdeling (reserveert een zaal, schrijft de notulen, stelt de agenda op, verzamelt de benodigde documentatie) conform de richtlijnen zodat deze vergaderingen vlot kunnen verlopen en alle partijen op de hoogte zijn van wat er is besproken.
Je neemt zelfstandig de verantwoordelijkheid voor het correct beantwoorden van telefoongesprekken en het correct doorgeven van berichten volgens de richtlijnen om een heldere communicatie binnen de afdeling te faciliteren.
Je boekt vluchten en hotels en regelt lokaal vervoer voor de afdeling binnen de beleidsrichtlijnen om de werkdruk van de betreffende medewerker te ondersteunen/ontlasten.
Je neemt zelfstandig de verantwoordelijkheid voor het correct archiveren van correspondentie en documenten in overeenstemming met de afdelingsrichtlijnen zodat de diverse documenten van de afdeling zonder vertraging kunnen worden opgevraagd/ingezien.

Opleiding: Middelbaar Beroepsonderwijs (MBO) (secretarieel)
Ervaring: Minimaal 5 jaar relevante werkervaring

Aanvullende vaardigheden/kwaliteiten:
Onafhankelijk
Nauwkeurig
Immuun voor stress
Goed kunnen communiceren
Servicegericht
Uitstekende beheersing van geschreven en gesproken Engels
Kennis van de interne organisatie.
Je bent bij voorkeur binnen 2 weken beschikbaar

Een salaris dat past bij je opleiding en werkervaring
Goede secundaire arbeidsvoorwaarden